DOCBOX®– Das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie

Einlesen - Prozesse abbilden – Wiederfinden

 

Die DOCBOX® ist ein browserbasiertes Archivierungssystem, das durch seine intuitive und einfache Nutzung Arbeitsprozesse optimiert und beschleunigt.

Speziell in Zeiten, in denen viele Mitarbeiter von ihrem Homeoffice aus, Zugriff auf Dokumente benötigen, bietet die DOCBOX® vielfältige Möglichkeiten.

 
 

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards

In jedem Unternehmen werden in den unterschiedlichen Bereichen Dokumente und Akten erstellt, kopiert, weiter-verteilt und gesammelt. Besonders sensible Informationen wie zum Beispiel Personalakten, sind auch aus Daten-schutzgründen als kritisch einzustufen und bedürfen eines sorgfältigen Umgangs und einer sicheren Aufbewahrung.

Greifen Sie Zeit unabhängig und von jedem Ort ohne lästiges Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® verfügen Sie über eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein komplexes System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

 

Unschlagbare Argumente für die DOCBOX®

 
 

Die Suchmaschine für Dokumente


Ganz unkompliziert in 3 einfachen Schritten...

1. Dokumente einscannen und an die DOCBOX® senden.

2. Dokumente archivieren. In der DOCBOX® werden die Seiten revisionssicher gespeichert und der Text automatisch erkannt.

3. Dokumente suchen. Von jedem Arbeitsplatz aus kann per Internetbrowser nach den Dokumenten gesucht werden

 

DOCBOX® PROFESSIONAL – Das DMS, das alle begeistert


Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem suchen, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, dass es exakt zu Ihren Bedürfnissen passt, sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig. Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität, das sind die herausragenden DOCBOX®-Attribute. Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn Ihre Ansprüche in Zukunft ganz andere sein werden. Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen.

 
 

Zusatzmodule der DOCBOX®


Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.



Stempel


Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. "gebucht", "bezahlt" etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.




Notizen


Das DOCBOX® Modul Notizen versetzt Sie in die Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mit gespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.




Wiedervorlagen


Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Damit unterstützt die DOCBOX® Ihren Workflow und hilft Ihnen, nie wieder wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente zu vergessen. Wiedervorlagen sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Termine werden nicht vergessen und fristgerecht eingehalten. Ihre DOCBOX® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge.




Mobile App


Die DOCBOX® App für iOS und Android macht das digitale Archiv und Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Egal ob Sie auf Geschäftsreise oder im Homeoffice arbeiten, Sie sind mit der mobilen App immer nahe am Geschehen. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse ist gewährleistet. Der mobile Client erlaubt es, Dokumente zu betrachten, per eMail weiter zu leiten sowie auf die Volltextsuche der DOCBOX® zuzugreifen, egal wo man sich gerade befindet.




Portable Client


Mit dem DOCBOX® Portable-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck. Ganz egal auf welchem Datenträger Sie Ihre Archivdaten gespeichert haben, Sie verfügen, auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank, jederzeit über Ihr Archiv. Den Zugang ermöglicht Ihnen eine einfach zu bedienende Client-Software, mit der Sie ohne Internetverbindung im Offline-Archiv recherchieren können.




Direktdrucker


Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.




DATEV Fibu


Über das DOCBOX® DATEV Export Modul werden all Ihre Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX® archivieren, direkt zu Ihrer Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet. Versetzen Sie Ihren Steuerberater in die Lage, alle notwendigen Auswertungen bei Bedarf tagesaktuell zu erstellen, wodurch Sie die Finanzen jederzeit im Blick haben.




AutoArchive


DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.




EasyConnect


Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX® auf. Der direkte Aufruf von Belegen oder ganzen Akten aus der jeweiligen Anwendung heraus bringt erhebliche Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, Begriffe in einer Fremdanwendung zu markieren, die dann direkt von EasyConnect ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet werden.




E-Mail Archivierung


Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden eMails. Sie selbst entscheiden, welche eMails Sie archivieren möchten. eMails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten eMails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.




Workflow


Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Fachanwender kennen ihre Prozesse am besten, da sie seit Jahren mit ihnen vertraut sind oder sie gemeinsam definiert haben. Der DOCBOX® Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.


Tobias Klein